Biuro bez papieru. Czy to w ogóle możliwe?

0

Frederick Wilfrid, brytyjsko-amerykański naukowiec przedstawił w 1978 roku swoją wizję „biura bez papierów”. Pomysł był niezwykle prosty: przenieść wszystkie dokumenty i archiwa w strefę cyfrową, co uwolniłoby przestrzeń biurową od wiecznie zalegających papierów. Z czasem koncept przeniósł się również na strefę komunikacji, co umożliwiła poczta elektroniczna. A jak to się ma obecnie? W przeważającej większości firm papier nadal jest nieodłącznym elementem wyposażenia, ale duża część archiwów oraz komunikacji, odbywa się w pełni elektronicznie.

Z przeprowadzonych przez firmę FTI Consulting badań, wynika że pomimo rozwoju technologii cyfrowych ludzie wciąż lubią pracować na papierze, preferując wydruki zamiast ekranów podczas wykonywania niektórych zadań. Prawda jest taka, że papier i atrament zwiększają efektywność pracy, ale bywają także przyjaźniejsze dla środowiska. Rozwijające się technologie sprawiły, że problemy z roku 1978 już od dawna nie są aktualne. A czy ludzie chcą tego, czy nie drukować muszą.

Poza tym druk od dziesiątek lat służy nie tylko jako medium komunikacji w przestrzeni biura, ale również w zupełnie innych sektorach. Na przykład rozwijające się technologie pozwalają na popularyzację sztuki: wierne i powszechne odwzorowanie dzieł sztuki z galerii to automatyczne skrócenie dystansu między kulturą a jej odbiorcami. Przecież nie każdy był w Luwrze, ale nikomu nie trzeba tłumaczyć jak wygląda Mona Liza – za taki stan rzeczy odpowiada właśnie rewolucja upowszechnienia druku.

Znany futurysta Jack Uldrich dodaje drogą komentarza:

Z biur nie zniknęły papiery po rewolucji technologicznej na takiej samej zasadzie jak z kuchni nie zniknęły piekarniki, gdy wprowadzono kuchenki mikrofalowe. Każda technologia ma swoje unikatowe zalety – to samo dotyczy wydruków papierowych, które zapełniają pewną nieodzowną niszę w biurowym środowisku. Papier wciąż może być jednym z najlepszych narzędzi do przekazywania, udostępniania i rozprzestrzeniania informacji. Niedawno przeprowadzone badania wykazały, że ludzie o wiele lepiej przyswajają informacje przekazane na papierze niż te na nośnikach elektronicznych.

Okazuje się, że w każdej grupie wiekowej większość osób woli czytać, edytować i dzielić się różnorodnymi dokumentami – takimi jak raporty, załączniki poczty czy zdjęcia i wizualizacje – w formie papierowej. Oczywiście nowe technologie zmieniają sposoby, na jakie pracujemy. Dobrym przykładami niech będą tablety, smartfony, laptopy konwertowalne, projektory, okulary wirtualnej rzeczywistości i wiele więcej.

Ewa Pytlak, szef marketingu w polskim oddziale Epson Europe:

Z naszych badań wynika jednoznacznie, że mimo rozwoju technologii cyfrowych ludzie wciąż lubią pracować na papierze, preferując wydruki zamiast ekranów podczas wykonywania niektórych zadań. „88% badanych twierdzi też, że w ciągu dnia drukuje średnio 21 dokumentów. Najczęściej są to raporty, wiadomości e-mail oraz załączniki do nich. Prawda jest taka, że wydruki zwiększają efektywność pracy, a także… bywają przyjaźniejsze dla środowiska.

Oczywiście nowe technologie zmieniają sposoby, na jakie pracujemy. W firmie Epson widzimy przykłady takich zmian umożliwianych przez urządzenia inteligentnej elektroniki do noszenia, w rodzaju okularów rzeczywistości rozszerzonej (AR) oraz projektorów. Jednak okazuje się, że w każdej grupie wiekowej większość osób woli czytać, edytować i dzielić się różnorodnymi dokumentami – takimi jak raporty, załączniki poczty czy zdjęcia i wizualizacje – w formie papierowej. Co więcej, prawda jest taka, że wydruki zwiększają efektywność pracy, a także… bywają przyjaźniejsze dla środowiska.

Badania zostały zlecone przez firmę Epson.